Enregistrer une facture fournisseur

Une facture reçue d'un fournisseur se saisit depuis Achats & Stocks › Factures fournisseurs, puis + Nouvelle facture d'achat.

Les champs

• Fournisseur — obligatoire, à choisir dans votre liste.
• Date — obligatoire, celle qui figure sur la facture reçue.
• Échéance — facultative, mais c'est elle qui alimente vos alertes de retard. La renseigner coûte trois secondes et vous évite de découvrir un impayé par un appel du fournisseur.
• Notes — libre.

Ajoutez ensuite les lignes de la facture, puis Créer la facture d'achat.

Ce que l'écran surveille pour vous

Trois chiffres en haut de la liste : le total d'achats, le reste à payer avec le nombre de factures en retard, et le nombre de brouillons qui traînent.

Dans le tableau, une échéance dépassée s'affiche en rouge. C'est le seul endroit du module où la couleur porte une information : tout ce qui est rouge est en retard.

Les quatre statuts

Brouillon → Postée → Partielle → Payée. Les onglets au-dessus du tableau filtrent sur chacun.

Un brouillon n'existe que pour vous : il n'a pas d'écriture comptable et ne compte ni dans vos dettes ni dans vos charges. C'est la pièce postée qui engage les comptes.

Ce qui vous sera refusé

Une facture postée ne se modifie plus.

Seuls les brouillons sont modifiables.

L'écriture est partie au grand livre ; la réécrire laisserait les comptes et la pièce en désaccord.

Une facture sans ligne ne se crée pas.

Ajoutez au moins une ligne

Et on ne règle que ce qui est comptabilisé.

Facture introuvable ou non comptabilisée.

Si vous tentez d'enregistrer un paiement sur un brouillon, c'est ce message qui apparaît. Postez la facture d'abord.

La retenue à la source

Si votre pays vous impose de retenir une part du règlement, indiquez le taux au moment de payer. Optimux vérifie qu'il reste quelque chose à verser :

La retenue absorbe la totalité du règlement — vérifiez le taux.

C'est presque toujours un taux saisi en francs au lieu d'un pourcentage.