Planifier une réunion et inviter

Le calendrier se trouve dans Projets & Collab › Calendrier. Son sous-titre dit l'essentiel : tout ce qui engage l'entreprise au même endroit.

Sept sources, un seul agenda

C'est ce qui le distingue d'un agenda ordinaire. Le panneau Ce qui s'affiche liste sept calques, chacun avec sa couleur et son compteur, que l'on coche ou décoche :

• Mon agenda — vos rendez-vous et réunions.
• Échéances de tâches — les dates de fin de vos projets.
• Entretiens de recrutement.
• Sessions de formation.
• Absences — les congés validés de l'équipe.
• Jours fériés — ceux de votre pays.
• Factures à échéance — vos encaissements attendus.

Décocher un calque n'efface rien : cela nettoie la vue. C'est utile la semaine où l'on prépare une paie et où les factures encombrent.

Créer un événement

Le bouton Créer ouvre une fiche courte. Seul le début est obligatoire :

• Titre et Début — le reste peut attendre.
• Fin — facultative.
• Récurrence et Jusqu'au — pour un point hebdomadaire, on le crée une fois.
• Lieu — une salle, une adresse.
• Lien de visioconférence — l'événement porte alors une icône de caméra dans la grille, et le lien s'ouvre d'un clic le jour venu.
• Type et Rappel.

Une seule règle de cohérence :

La fin ne peut pas précéder le début.

Inviter, et suivre les réponses

Le champ Participants cherche parmi vos collègues. Une fois les invitations parties, le bloc Réponses reçues montre qui a accepté, qui n'a pas répondu et qui a décliné.

Chacun répond pour lui-même, et Optimux le fait respecter :

Vous ne pouvez répondre que pour vous-même.

Invitation introuvable.

Quatre vues

Jour, Semaine, Mois et Planning. La vue Planning est la plus utile pour préparer une journée dense : elle déroule les événements en liste, sans les trous d'une grille horaire.

Les jours fériés sont locaux

Les fêtes religieuses à date mobile apparaissent avec la mention (estimée) : leur date exacte dépend de l'observation et n'est confirmée que quelques jours avant. Optimux les affiche quand même, pour que vous ne planifiiez pas une livraison ce jour-là.